Archief

De openbaarheidstermijnen worden bepaald door de wet van 18 juni 2018.

Eenieder heeft recht op een uittreksel of afschrift van:

• akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud;
• akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud;
• anderen akten van meer dan honderd jaar oud.

Registers van burgerlijke stand jonger dan 100 jaar mogen nooit door derden geraadpleegd worden. Het is wel mogelijk een afschrift uit deze registers te bekomen bij de dienst burgerzaken indien men de nodige bewijsstukken kan voorleggen

Dan moet je de toestemming hebben van de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat.

Onderzoek jij jouw familiegeschiedenis via een stamboomonderzoek? Vind je voorouders in de Herkse bevolkingsregisters.

Bevolkingsregisters jonger dan 120 jaar mogen nooit door derden geraadpleegd worden. Het is wel mogelijk een afschrift uit deze registers te bekomen bij de dienst burgerzaken indien men de nodige bewijsstukken kan voorleggen.

Dan moet je toestemming te vragen aan een familielid van de persoon die  je zoekt. Dit kan een echtgenoot zijn of verwanten in eerste graad (dochter of zoon). Is er niemand? Dien een aanvraag in bij de dienst Burgerzaken. College van burgemeester en schepenen behandelt jouw vraag en de dienst laat je vervolgens weten of de aanvraag werd goedgekeurd.
 

Deze zijn vrij raadpleegbaar, behalve wanneer:

1. Wetgeving opgelegd door de hogere overheid de raadpleging van deze stukken door derden uitdrukkelijk verbiedt.
2. Weigeringsgronden zoals bepaald in Art. 11,13,14 en 15 van het decreet op de Openbaarheid van bestuur van toepassing zijn.
3. Schenkingsovereenkomsten de raadpleging van de stukken voor een bepaalde datum verbieden.
4. Materiële toestand van de stukken niet toelaat deze op een veilige manier te consulteren.
5. Stukken informatie bevatten van privacygevoelige aard.
6. Stukken nog niet geïnventariseerd werden.

Daarvoor worden volgende termijnen gebruikt voor volledige openbaarheid:

1. 120 jaar voor de bevolkingsregisters en afgeleiden;
2. 100 jaar voor de registers van burgerlijke stand;
3. 100 jaar voor straf- en tuchtzaken;
4. 100 jaar voor persoonlijke dossiers;
5. 100 jaar voor andere dossiers of registers die informatie van persoonlijke aard bevatte.

Deze kunnen alleen geraadpleegd worden in het kader van de Wet op Openbaarheid van bestuur.

Je dient een schriftelijke of online aanvraag toe te zenden aan de secretaris met daarin de motivering waarom je de stukken wil inzien. Je ontvangt binnen de 15 werkdagen een antwoord.

Als een inzage geweigerd wordt, kan beroep worden aangetekend bij de “Beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie” van de Vlaamse overheid

• Je kan documenten enkel raadplegen met propere handen.
• Je mag notities nemen, schriftelijk of met een pc.
• Je behandeld de archiefstukken met de nodige zorg.
• Je kan archiefstukken alleen in het stadhuis raadplegen. Zij kunnen niet worden ontleend of meegegeven voor thuisgebruik.
• Je mag aangevraagde stukken niet zelf in het archief op te halen.

Het is verboden om

• in de geraadpleegde werken enige aanduiding of schrapping aan te brengen, te calqueren of scherpe voorwerpen, lijm, tape of corrector te gebruiken;
• bladeren te plooien als aanwijzing;
• de orde van de dossiers door elkaar te halen.

Reproducties maken

• Je mag deze enkel maken voor eigen gebruik en niet verspreiden.
• Je vraagt toelating van de architect, auteur of diens nabestaanden voor
  • het maken van reproducties van plannen en ander auteursrechterlijk beschermd werk.
  • het gebruik van auteursrechtelijk beschermd werk op een website, in publicaties, tentoonstellingen of in het onderwijs.
• Je vraagt toelating aan de stadssecretaris indien je een volledige reproductie maakt van een register of dossier.

Foto maken

• Je mag foto’s nemen van de stukken, maar zonder flits.
• Je mag een statief gebruiken indien dit geen schade toebrengt aan de stukken of het meubilair.

Kopie maken

• Je doet een aanvraag tot het maken van kopieën en deze wordt door de stadssecretaris of zijn/haar gemachtigde beoordeeld. Stadssecretaris of zijn/haar gemachtigde heeft het recht om het fotokopiëren te verbieden uit preserverings- of conserveringsoverwegingen of indien het maken van kopieën in strijd is met de bestaande regelgeving of nog wanneer de vraag hiertoe onredelijk zou zijn. De documenten mogen wel gefotografeerd worden.
• Je mag zelf geen kopie maken, enkel de gemachtigde van de stadssecretaris mag de fotokopieën maken.
• Tarieven voor het bekomen van de fotokopieën:
  • A4 : 0,15 euro
  • A4 recto verso : 0,20 euro
  • A3 : 0,20 euro

In bruikleen geven

• Je krijgt geen documenten in bruikleen, behalve voor tentoonstellingen. De ontleningsaanvragen voor tentoonstellingen worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat hierover beslist. 

Neen. De inschrijving tot het stadsarchief is kosteloos. Het raadplegen van de archiefstukken is kosteloos.

De onderzoeker die schade toebrengt aan de documenten, is verplicht deze te vergoeden door betaling van de restauratiekosten.

• Groep I: Structuur der openbare diensten
• Groep II: Organisatie
• Groep III: Personeel
• Groep IV: Openbare financiën
• Groep V: Overheidshandelingen
• Groep VI: Sociale activiteiten en ontspanning
• Groep VII: Economische activiteiten
• Groep VIII: Openbare werken en diensten
• Groep IX: Intercommunale samenwerking regies